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GITA 福岡事務局の茎田です。

 

取引先、社内でメールを使うことが多いかと思います。今回は基本的なこと、調べていて初めて知ったルールについて書きます。

 

◆件名だけで内容が分かるように工夫する

×先日のお礼

○先日のプレゼン大会ご参加のお礼

内容が分かりやすいようにコンパクトにまとめましょう♪

 

【】を使うなどして強調するのもポイントです。

○【至急ご確認】お見積もり金額の訂正

 

◆返信メールでの件名の書き方

・「Re:」が続き過ぎると見苦しい
Re:Re:Re:Re:Re:企画書作成打ち合わせの件

 

・番号で整理した件名
Re:企画書作成打ち合わせの件(4)

削除したり番号でまとめるとすっきりします。

 

◆返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる

引用には全文引用と部分引用の２種類があります。うまく使い分けができると、伝えたいことがより伝わります。

・全文引用はメールで打ち合わせなど意見交換をする場合に役立ちます。これまでのやりとりが一通りメールで読めるので、過去の自分や相手の考えを見返して、効率的に話し合えます。

・互いが全文引用を繰り返すと、長文のメールになり見にくくなる場合もあります。そんな場合は、部分引用で大事なポイントだけ引用するといいでしょう。メールソフトで自動引用を設定してると引用符（> など）が付くので、そのままコピーします。

また、引用文は原則変更しないのがビジネスマナーです。元のメッセージに間違いがあっても訂正せず、そのまま引用します。

 

基本的なことは押さえているつもりでしたが、まだまだ知らないことがありました^^;;

端的に分かりやすい文章を書けるように頑張ります！

 

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Erika Kukita